Support

Paramétrer un plan de classement dans DIR’AJ

DIR’AJ 5 Web à partir de la version 5.08.

Les « Plan de classement » sont uniquement accessibles si l’établissement a acquis l’option « Explorateur de documents » de DIR’AJ.

Paramétrer un plan de classement – durée 6mn17

Synopsis

Cette option permet de classer les documents d’un dossier en répertoires et sous répertoires.
Pour normaliser l’organisation de ces répertoires, ll est possible de créer un plan de classement, c’est à dire de proposer par classe une arborescence de répertoires qui sera proposée aux utilisateurs lorsqu’ils joignent un document.

Pour créer un plan de classement :

  1. Menu « Paramètres / Listes de valeurs« 
  2. Choisir une vue et une classe et sélectionner la liste « Documents: Plan de classement » de la classe choisie
  3. Remplir la liste avec le nom des répertoires et organiser cette liste en niveaux, en déplaçant les valeurs en niveaux et sous-niveaux
  4. Possibilité de récupérer le plan de classement d’une autre classe par Copier/Coller

Le plan de classement est créé.

Chaque fois qu’un utilisateur va joindre un document directement dans DIR’AJ ou à partir d’un complément de DIR’AJ pour Office comme Word ou Outlook, il se verra proposer le plan de classement et devra choisir un des répertoires proposés.

Pour éviter cela, il est possible d’attacher chaque type d’événement ou chaque modèle de document ou de mail au plan de classement.

La case « Lier le classement de documents aux événements« , accessible par le menu « Paramètres / Options » dans l’onglet « Général » doit être cochée.

Chacune des valeurs de la liste « Type d’événement » pour l’historique ou « Type de finance » peut être associée à un répertoire du plan de classement.
Avec la version 5.09 de DIR’AJ Le « Sort final » des documents attachés à un événement permet de préparer l’archivage électronique.

Les modèles de mails ou de traitement de texte sont eux mêmes associés aux type d’événements historique ou finance, les documents créés seront automatiquement organisé en fonction du plan de classement lié au type d’événement

Création d’un nouvel utilisateur dans DIR’AJ 5 Web

DIR’AJ 5 Web toutes versions

Création d’un utilisateur – 3mn

Synopsis

Pour créer un utilisateur :

  1. Menu « Paramètres / Sécurité »
    => DIR’AJ présente dans l’onglet « Utilisateurs » la liste des utilisateurs actifs.
  2. Bouton « Nouveau »
    => DIR’AJ affiche la liste des personnes présentent dans le carnet d’adresses « Contacts internes »
  3. Si la personne est présente dans cette liste, la choisir.
    Sinon bouton « + Nouvel utilisateur« 
    => DIR’AJ affiche une fiche utilisateur
  4. Saisir uniquement l’adresse email de la personne
    => DIR’AJ interroge la base centralisée des utilisateurs (Active Directory) et remplit la fiche.
    Remarque : la zone « DN » contient une information qui est le lien entre DIR’AJ et la base centralisée des utilisateurs.
  5. Cocher les case « Validé », indiquant que les informations ont été contrôlées et
    « Actif » afin que l’utilisateur puisse se connecter
  6. Associer ce nouvel utilisateurs aux différents groupe de sécurité pour lui ouvrir les droits sur le logiciel.
  7. bouton « Enregistrer« 
  8. En cliquant sur le nom de la personne dans la liste des utilisateurs
    => DIR’AJ réaffiche la fiche utilisateur avec un lien vers la fiche « Contact interne » de l’utilisateur

L’utilisateur est créé et peut désormais se connecter avec son identifiant et mot de passe de Windows.

Remarque : Le nouvel utilisateur doit dans un premier temps, une fois connecté à DIR’AJ, aller sur mle menu porter par son nom, en haut à droite, choisir l’option « Mon profil ». Il peut alors compléter sa fiche des informations qui pourront être utilisées dans les mails et courriers. Il faut ensuite cliquer sur l’onglet « Options » pour modifier le paramètre « Mode ouverture » (de dossier) et choisir « Modification » pour que l’utilisateur puisse directement modifier les dossiers.

Séminaire Ville de Paris du 20/06/2023

Ces vidéos ont été enregistrées lors du séminaire « DIR’AJ, l’outil de suivi et de pilotage de l’activité juridique de la DAJ et de la DRH » du 20 juin 2023.

Liste des vidéos :

  1. DIR’AJ sur mesure
  2. Vue macro d’un dossier
  3. Les nouveautés dans la saisie des contentieux des avis
  4. Ajout d’un descripteur à un dossier
  5. Liaisons entre dossiers
  6. La gestion des documents – les outils
  7. La gestion des documents – Explorateur de documents
  8. La gestion des documents – Plan de classement
  9. Les compléments DIR’AJ pour Office
  10. Rechercher un dossier
  11. Piloter l’activité

Video 1 – DIR’AJ sur mesure

plus disponible…

Video 2 – Vue macro d’un dossier

plus disponible…

Video 3 – Les nouveautés dans la saisie des contentieux des avis

plus disponible…

Video 4 -Ajout d’un descripteur à un dossier

plus disponible…

Video 5 – Liaisons entre dossiers

plus disponible…

Video 6 – La gestion des documents – les outils

plus disponible…

Video 7 – La gestion des documents – Explorateur de documents

plus disponible…

Video 8 – La gestion des documents – Plan de classement

plus disponible…

Video 9 – Les compléments DIR’AJ pour Office

plus disponible…

Video 10 – Rechercher un dossier

plus disponible…

Video 11 – Piloter l’activité

plus disponible…

DIR’AJ 5 Web et les tableaux croisés d’Excel

Cette vidéo décrit comment obtenir des statistiques à partir de DIR’AJ 5 Web et des tableaux croisés d’Excel :

  1. Obtenir des données à partir des « Etats statistiques » de DIR’AJ et en particulier des états nommés « Données … » que l’on retrouve pour les contentieux, les avis/consultations, les dossiers de gestion et les assurances.
    L’exemple pris est est l’état « Données des sinistres »
  2. DIR’AJ génère un tableau Excel contenant l’ensemble des informations, dans notre cas des sinistres
  3. Dans Excel, sélectionner l’entête du tableau et utiliser le menu « Insertion » et le bouton « Tableau croisé dynamique » et valider la boîte de dialogue.
  4. La nouvelle feuille de calcul présente une interface permettant de créer des tableaux croisés.
  5. Création d’un tableau croisé simple : nombre de dossiers (sinistres) par classe.
  6. Création d’un second tableau croisé : montant des dommages par entités et catégorie de sinistre filtré par classe.
  7. Utilisation des tableau croisé pour contrôler nos données
  8. Comment retrouver dans DIR’AJ les dossiers dans lequel il manque des données

DIR’AJ 5 Web – version 5.09

Révision 29/04/2024

Corrections

  • Compléments : Correction de l’import de mails sans date depuis le complément DIR’AJ Outlook

Révision 29/04/2024

Améliorations / Corrections

  • Mails : correction de l’ouvreture des mails au format EML en pièces jointes d’un message.
  • Mails : amélioration de la navigation entre le message principal et ses pièces jointes au format EML.
  • Onglet ‘Documents’ : correction de l’ouverture des mails depuis l’onglet ‘Documents’

Révision 25/04/2024

Améliorations

  • Traitements / Fusion d’adresses :
    • possibilité de sélectionner toutes les adresses filtrées.
    • Ajout d’une icône d’attente
  • Inventaire des biens : ajout de la collonne « N° infrastructure »

Corrections

  • Notification aux managers : envoi des notifications uniquement aux manages concernés
  • Avocat adverse : la création d’un avocat adverse se fait bien dans le carnet d’adresses externes
  • Compléments : Correction de la connexion par code et mot de passe

Révision 17/04/2024

Corrections

  • Mails : correction de l’envoi de mails avec des destinataires en copie et copie caché
  • Mails : correction de l’importance du message en réponse
  • Validations : correction des contrôles des contentieux

Révision 09/04/2024

Améliorations

  • Transformation des mails : Optimisation de la vitesse de traitement et ajout des options limit et since.
    ex: bin/console diraj:transform:mail –limit=100 –since=2023
    • limit : facultatif – traitement d’un nombre de mails
    • year: facultatif – traitement des mails de l’année indiquée

Corrections

  • Sagace : corrige l’affichage des informations Sagace dans DIR’AJ
  • Tâches planifiées : correction d ela tâche de nettoyage des journaux

Révision 03/04/2024

Améliorations

  • Validations : Améliorations de la détection des modifications et de la vérification des validations dans l’onglet « Information ».
  • Option « Recherche dans les documents » : Amélioration des performances de l’indexation par ajout de paramètres du nombre de processus simultanés

Corrections

  • Importation : correction des importations qui ne fonctionnent pas par bloc (chunk).

Révision 26/03/2024

Améliorations

  • Echéancier : L’échéancier accessible depuis le menu « Actions » de l’onglet « Finances » est désormais accessible depuis les calculs des variables du bouton « Récapitulatif » de cet onglet.Corrections

Corrections

  • Explorateur de documents : correction de son chargement.
  • Traitements par lot : correction du chargement de la grille des résultats.
  • Imports : correction du traitement d’import lancé depuis la console

Révision du 10/03/2024

Corrections

  • Correction de la génération de document à partir d’un modèle
  • Correction et optimisation du chargement de la liste des dossiers
  • Correction de l’export Excel de la liste des dossiers
  • Correction de l’ouverture des mails eml avec des url d’image en ligne

Révision du 04/03/2024

Améliorations

  • Echéancier : nouvelle fonction accessible depuis le menu « Actions » de l’onglet « Finances ».
  • Aperçu : amélioration générale des aperçus de mail, fiche sagace et images. Pour les mails, l’aperçu ne coupe plus les lignes à 75 caractères.
  • Message lorsque l’on quitte l’application en fermant ou réactualisant un onglet.
  • Menu latéral : amélioration de l’interface.
  • Nouvel état :
    • Historique / Délai entre deux événements avec les critères Vue, Classe, Evénement 1, Evénement 2, Créé entre et Norme (en j)
  • Options : Nouvelle option « Mode par défaut » accessible par le menu « Paramètres / Options » onglet « Profil utilisateur » qui permet de définir le mode d’ouverture des dossiers par défaut soit en modification, soit en lecture.

Corrections

  • Aperçu mails : impression de toutes les pages du mail.
  • Fiche véhicule : correction de l’enregistrement du véhicule dans le sinistre lorsque la fiche du parc de véhicule contient une carte grise

Révision du 16/01/2024

Améliorations

  • Boîte de réception : ajout des destinataires au messages dans la boîte de réception de DIR’AJ
  • Nouveaux états :
    • Dossiers / Nombre de dossiers par classe et par an avec les critères Vue, Classe, Statut, Etablissement, Entité et Responsable
    • Assurances / Nombre de sinistres par classe et an avec les critères Classe, Statut, Etablissement, Entité et Responsable
    • Finances / Types finances par dossier avec les critères Vue, Classe, Statut, Etablissement, Entité, types et date finances
  • Import : optimisation des fonctions d’import par bloc
  • Options : Ajout de nouvelles options pour définir par défaut le type d’événement lorsque l’on joint un document ou un email (menu Paramètres / Options onglet « Système »).

Corrections

  • Mails : correction de l’aperçu des messages
  • Boîte de réception : corrige la fonction de vider la corbeille

Révision du 14/12/2023

Améliorations

  • Interface : Améliorations de l’interface et de l’ergonomie générale (formulaire responsive, panneau)
  • Tableau de bord :
    • Le menu latéral devient rétractable
    • Bouton « Mes dossiers » : Possibilité de recherche sur « mes dossiers », le bouton reste désormais actif.
  • Liste des dossiers : plusieurs filtres peuvent être enregistrés
  • Emails :
    • le format interne de DIR’AJ devient eml, format standard international. Les messages au format eml peuvent être utilisé en pièce jointe d’un autre mail.
    • nouvelle interface plus cohérente – suppression du bouton ‘Envoyer sans enregistrer’ remplacé par une case à cocher.
  • les blocs « Documents »
    • Le bloc « Documents » peut être agrandi dans les fenêtres d’événement Historique ou Finance.
    • Nouvelle option « Exporter » lors de la sélection de documents dans les blocs « Documents »
  • Onglet « Documents » :
    • nouvelles colonnes « Sort final« , cliquable pour changer le sort final du document
    • nouvelle colonne « Chemin » pour indiquer le répertoire du document lorsque « Explorateur de documents » des dossiers est activé
    • nouveau menu « Actions » permettant de Copier, Couper, Supprimer, d’indiquer le sort final des documents
  • Elément « Contrat » : ajout d’une zone commentaire
  • Mon profil :
    • onglet « Options« , bloc « Dossier », nouvelle valeurs pour l’option « Ouvrir dans » : Premier élément, Entête, Historique, Informations, Finances, Documents.
      Cette option permet d’ouvrir les dossiers non clôturés directement dans l’onglet choisi.
    • onglet « Options » nouveau bloc « Boîte de réception« , lorsque l’option « Boîte de réception » est activée. L’option « Sélecteur actif » permet de se placer directement sur « Tous les mails » ou « mes Mails » à l’ouverture de la boîte de réception.
  • Paramètres :
    • Paramètres / Options:
      • Nouvelles options de redimensionnement des images lors de leur ajout à un dossier (Onglet « Système » bloc « Images ») avec possibilité de conserver les images dans leur taille originale
      • Nouveau bloc « Compléments » dans l’onglet « Système » permettant de définir les paramètres des compléments, uniquement à partir de la version 2 des compléments et avec l’utilisation de la nouvelle méthode de connexion.
    • Paramètres / Sécurité :
      • Onglet « Sessions » : amélioration interface
  • Boîte de réception (optionnelle) : gestion des emails au format eml.
  • Compléments :
    • Connexion : Nouvelle procédure d’authentification simplifiée et sécurisée, sans aucune saisie.
    • Compléments Outlook : amélioration de l’identification des intervenants du message associés à l’événement

Système

  • Nouvel environnement :
    • PHP 8
    • ElasticSearch 7
    • Symfony 5.4
  • nouvelle commande checkConfig qui vérifie l’environnement logiciel de DIR’AJ 5 Web
  • Connexion : gestion OpenID Connect et SAML

DIR’AJ 5 Web – version 5.08

Révision du 10/05/2024

Améliorations

  • Fusion d’adresses :
    • ajout de l’icône d’attente lors de lancement de la fusion
    • Possibilité de sélectionner toutes les lignes répondant aux critères

Correction de bugs

  • Paramètres / Utilisateurs : correction du filtre par groupe

Révision du 05/02/2024

Correction de bugs

  • Sinistres : correction du calcul de l’exercice dans les événements financiers.

Révision du 15/01/2024

Améliorations

  • Tableau de bord : amélioration de la présentation des resultats en coupant le libellé des dossiers à 70 caractères.
  • Etats / Statistiques : ajoutes des états suivants :
    • « Dossiers/Nombre de dossiers par classe et an » avec les critères Vue, Classe, Statut, Etablissement, Entité et Responsable
    • « Assurances/Nombre de sinistres par classe et an » avec les critères Vue, Classe, Statut, Etablissement, Entité et Responsable
    • « Finances/Types finances par dossier » avec les critères Vue, Classe, Statut, Etablissement, Entité,Type et Date de finances

Révision du 15/12/2023

Correction de bugs

  • Liste des dossiers : Le nom et le libellé du dossiers sont à nouveau présents dans la liste des dossiers.

Améliorations

  • Calcul primes assurances : optimisation de la commande mettant à jour les exercices dans les événements des sinistres.

Révision du 05/12/2023

Correction de bugs

  • Import Organisation: correction de l’archivage des entités.
  • Recherche : correction de l’indexation

Révision du 25/09/2023

Améliorations

  • Entête : Le libellé du dossier passe à 450 caractères, comme l’objet.
    L’objet est recopié dans le libellé si celui-ci est vide.
  • Entête : Le libellé du dossier passe à 450 caractères, comme l’objet.
    L’objet est recopié dans le libellé si celui-ci est vide.
  • Elément Sinistre : Ajout optionnel par paramétrage des cases à cocher « Corporel et Matériel » ou « Immobilier et Mobilier ».
  • Etat « Données des sinistres » : ajout des colonnes Corporel, Matériel, Immobilier et Mobilier
  • Etat « Suivi des provision pour contentieux » : ajout du critère « Etablissement » et des colonnes « Etablissement » et « Commentaire » (Commentaire des provisions)

Révision du 23/08/2023

Correction de bugs

  • Eléments : correction de la création des éléments, en particulier des intervenants
  • Emails : correction du nom de document des emails dont l’objet contient des ‘/’
  • Modèles d’emails : Correction de la suppression des emails

Révision du 26/07/2023

Améliorations

  • Carnets d’adresses/Intervenants : présentation de la date de modification de la fiche du carnet d’adresses ou intervenants et par quel utilisateur.
  • Modèles : ajout de variables à paramétrer avec les fonctions :
    • Evénement historique ou financier : EventDataFunction, ParentDataFunction et RootEventDataFunction
    • Information : InformationDataFunction, ParentInformationFunction et RootInformationDataFunction
    • Elément : ElementDataFunction, ParentElementDataFunction et RootElementDataFunction
    • Intervenant : IntervenantDataFunction
    • Variable : FormulaDataFunction et ParentFormulaDataFunction
    • Compteur: CounterDataFunction
    • Tableau d’événements historique ou financiers : EventArrayFunction et ParentEventArrayFunction

Correction de bugs

  • Intervenants : Correction de la recherche d’un intervenant avec postgreSQL.
  • Documents : Correction de l’affichage des documents des événements historiques et financiers dans l’onglet ‘Documents’ avec PostgreSQL.
  • Intervenants : Correction de la suppression des intervenants dont le ‘Classer-sous’ contient plusieurs caractères ‘/’.
  • Modèles : Correction de l’import de modèles Word dont l’extension est en majuscule.
  • Etats : Correction des dates dans les états sous Excel.
  • Etats : Amélioration du filtrage des états en fonction des éléments.

Remarque

  • Retour au support de PHP 7.1 à 7.4

Révision du 22/06/2023

Améliorations

  • Paramètres / Options : Ajout de l’option ‘Système / Type bureautique’ qui permet de choisir entre la bureautique Microsoft et OpenOffice/LibreOffice.
  • Documents : support amélioré d’OpenOffice/LibreOffice.
  • Modèles de mails système : ajout du champ « libellé » du dossier pour les modèles : MAIL_HEADER_EDIT,  MAIL_RESPONSABLE_AFFECTE, MAIL_THESAURUS_DESCRIPTEUR et MAIL_THESAURUS_NOTIFICATION.
  • Thésaurus : amélioration de la gestion des notifications.
  • Documentations : mise à jour des manuel administrateurs et utilisateurs.

Correction de bugs

  • Evénement : correction de la copie des commentaires paramétrés au niveau de la liste de valeurs ‘Type d’événements’
  • Traitements / Traitements par lot : amélioration de l’interface
  • Suppression de données : correction de la suppression de l’établissement (entête) et de la date de sinistre (élément Sinistre)

Remarque

  • Support uniquement de PHP 7.4

Révision du 25/05/2023

Améliorations

  • Eléments assurance : ajout de la possibilité de créer des assureurs, courtiers et experts depuis les éléments « Sinistres », « Véhicule », « Corporel », « Matériel/Bien » et « Immatériel ».
  • Eléments thésaurus : Lors de l’enregistrement d’un descripteur dans un dossier présentation de placement du descripteur dans l’arborescence du Thésaurus.
  • Elément Thésaurus : recherche plein texte sur le journal du thésaurus afin de rechercher des dossiers contenant des descripteurs supprimés, remplacés ou retiré. Utilisation possible de la syntaxe suivante «  journal:descripteur  » dans la zone de recherche rapide du tableau de bord de DIR’AJ 5 Web.

Correction de bugs

  • Calcul primes d’assurance : Correction du calcul si aucun tarif n’a été saisie pour l’exercice choisi.

Révision du 05/05/2023

Correction de bugs

  • Fiche ‘Evénement’ : correction de la mise à jour du libellé en fonction du type d’événement.

Révision du 27/04/2023

Améliorations

  • Etats : amélioration de la présentation des périodes et des entiers dans les états.
  • Etats Finances : Pour les états ‘Finances par établissement’, ‘Finances par établissement et intervenant’ et ‘Finances par localisation’ le critère ‘Créé le’ (date création du dossier) devient ‘Date évt.’ (date de l’événement financier).
  • Requête : ‘Evénements financiers’ ajout de la colonne masquée ‘Etablissement’. Pour l’ajouter utiliser le bouton ‘Colonnes’ dans le pied de la grille.
  • Fiche ‘Evénement’ : lors du changement du ‘type événement’ entraine la modification du libellé si celui-ci n’a pas été modifié.

Correction de bugs

  • Informations : mise en place d’un contrôle pour le type d’information ‘Entier’.
  • Evénements : correction du tri de la grille lors de l’affichage des événements des dossiers liés.
  • Aperçu : les aperçus des événements historique, financiers et des documents tiennent compte du critères ‘Dossiers liés’.

Révision du 25/04/2023

Améliorations

  • Intervenants : changement de vocabulaire pour reprendre les termes de l’Entête de dossier. ‘Etablissement principal’ devient ‘Etablissement’, ‘Entité principale’ devient ‘Entité interne’ et ‘Autre utilisateur’ devient ‘Autre contributeur’.
  • Etats statistiques, Requêtes, Traitements par lot : critères période – possibilité de ne pas les prendre en compte (ajout d’une case à cocher).
  • Elément Sinistre : ajout des champs ‘Réf. courtier’ (texte), ‘Expert’ (Intervenant’) et ‘Réf. expert’. (texte). Ces champs sont pris en compte dans la recherche plein-texte et la création de document.
  • A propos : informations sur les modifications mineures apportées par la nouvelle révision.

Correction bugs

  • Boîte de réception : correction de la suppression des mails en protocole POP3.
  • Clôture de dossier : correction de la génération du document à partir du modèle ‘archive’.
  • Informations : correction du renommage d’une information spécifique.
  • Informations : correction de la présentation des champs monétaire et date.
  • Recherche plein-texte : ajout du champ de l’élément Sinistre ‘Dégâts’.

DIR’AJ 5 Web – Comment mettre en place les nouveaux compléments DIR’AJ pour Microsoft Office ?

Récupération de la nouvelle version des compléments DIR’AJ

Se connecter à DIR’AJ 5 Web : la nouvelle version des compléments est accessible par le menu « Aide ».

En choisissant l’option ‘DirajOffice_X.XX.xx’ télécharger le fichier zip, contenant les 3 compléments DIR’AJ pour Microsoft Office.

Le fichier ‘DirajOffice_X.XX.xx.zip’ se trouve alors dans le dossier ‘Téléchargement’ du poste.

Désinstallation de la version précédente des compléments DIR’AJ

Si le poste est déjà équipé de compléments DIR’AJ pour Office, il est nécessaire de les désinstaller.

En utilisant l’option ‘Applications’ du menu ‘Démarrer’ de Windows et l’option Paramètres, Windows affiche l’ensemble des applications installées sur le poste.

Par une recherche avec le mot ‘diraj’, Windows présente les 3 compléments :

  • Diraj.OutlookAddin
  • DirajExcelAddin
  • DirajWordAddin

Cliquer sur la première application, le bouton ‘Désinstaller’ s’affiche. Cliquer sur ce bouton et valider la boîte de dialogue. Le complément se désinstalle.
Répéter cette opération pour les 3 compléments.

Installation de la nouvelle version

  1. Créer le dossier ‘DIRAJ’  dans le dossier ‘Documents’ du poste (dans le profil utilisateur).
  2. Copier le fichier ‘DirajOffice_X.XX.xx.zip’ du dossier ‘Téléchargement’ dans le nouveau dossier ‘DIRAJ’ créé
  3.  Dézipper le fichier ‘DirajOffice_X.XX.xx.zip’  à la racine du dossier ‘DIRAJ’ pour créer 3 sous-dossiers :
    • excel\DirajExcelAddin.vsto
    • outlook\DirajOutlookAddin.vsto
    • word\DirajWordAddin.vsto
  4. Pour chacun des compléments, l’installer en ouvrant son sous-dossier. Cliquer sur le fichier à la racine.